2024 ESSILOR LABS PRACTICEBUILDER™ PROGRAM TERMS AND CONDITIONS

  1. Overview. The 2024 ESSILOR LABS PRACTICEBUILDER™ PROGRAM (the “Program”) is sponsored by Essilor Laboratories of America, Inc., 13555 North Stemmons Freeway, Dallas, TX 75234 (“Essilor Labs” or “Sponsor”). Under the Program, professional eyecare practices that meet the eligibility criteria set forth in Section 4 below and that enroll in the Program pursuant to the requirements set forth in Section 5 below may earn price reductions on various Essilor Labs lenses in the form of the Rebates defined and described in Section 11 below.

  1. Terms and Conditions. These 2024 ESSILOR LABS PRACTICEBUILDER™ PROGRAM TERMS AND CONDITIONS (“Terms and Conditions”) shall govern the operation of the Program, superseding any and all terms, conditions, rules, and practices previously in effect. In the event of a discrepancy between these Terms and Conditions and any advertising or other collateral material, these Terms and Conditions shall govern.

  1. Program Period. The Program shall begin on January 1, 2024 and continue through December 31, 2024 (the “Program Period”).

  1. Eligibility. The Program is open to professional eyecare practices only (i.e., not individual professionals) that: (a) are located in one of the fifty United States, the District of Columbia, or Puerto Rico; (b) are invited by Essilor Labs to participate in the Program; and (c) are not excluded, debarred, or suspended from participation in any federal health care program, as defined below (“Eligible Practice”). The term “federal health care program” is defined at 42 U.S.C. § 1320a-7b(f) and includes Medicare, Medicaid, TRICARE and certain other government funded health care programs and plans.

To be clear, if an Eligible Practice becomes ineligible under Section 4(c) above during the Program Period, such practice will no longer be eligible to participate in the Program, earn Rebates (as that term is defined in Section 11 below), or receive earned but as yet undistributed Rebates.

  1. Enrollment. Enrollment (and subsequent participation) in the Program is limited to individual Eligible Practices, or, in the case of an individual Eligible Practice with multiple practice locations, to individual practice locations. To avoid confusion, if an Eligible Practice has more than one practice location, each separate practice location must be invited to participate in the Program, complete its own enrollment form, and participate separately as its own Enrolled Practice, as defined below.

Thus, the term “Eligible Practice,” as defined in Section 4 above, shall refer to a single Eligible Practice location in those situations where a professional eyecare practice has more than one practice location. The terms, “Eligible Practice” and “Eligible Practice location” are used interchangeably for purposes of the Program and the Terms and Conditions.

To participate in this Program, an owner, director, or officer of the Eligible Practice (“Practice Principal”) must enroll the Eligible Practice online. Only enrollments completed online, as set forth below, will be accepted. By enrolling an Eligible Practice in this Program, the Practice Principal represents and warrants that they are duly authorized to accept these Terms and Conditions on behalf of the Eligible Practice and to bind the Eligible Practice hereunder. To enroll an Eligible Practice in this Program, the Practice Principal must visit https://www.myessilorlabs.com/ (the “Portal”) and perform the following steps:

    1. Sign in to the Portal using the Eligible Practice’s user name and password (as previously established in order for the Eligible Practice to access and navigate the Portal);

    1. Click on the “Invitations” icon, which will redirect the Practice Principal to the Eligible Practice’s invitation to enroll in the Program;

    1. Click the “Enroll Now” button;

    1. Complete the Program enrollment form in its entirety; this will require, among other things, (i) designating an owner and/or an employee with authority to represent the Eligible Practice and serve as its principal contact for purposes of the Program (the “Authorized Practice Administrator”), and (ii) checking the box indicating that the Eligible Practice understands, accepts, and agrees to abide by the Terms and Conditions; and

    1. Click the “Submit” button or function.

As long as an Eligible Practice completes its enrollment during the Program Period (as defined in Section 3 above), completes an IRS Form W-9 or any other forms issued or requested by Sponsor, and does not lose its eligibility pursuant to Section 4(c), it will be eligible to earn and receive the Rebates (as that term is defined below in Section 11) offered under this Program. Upon completion of the enrollment process, each Eligible Practice or Eligible Practice location will be called an “Enrolled Practice.”

  1. Communications. Enrolled Practice agrees to the receipt of mail, faxes, phone calls and/or email at the numbers/emails provided in the account details for all purposes relating to the Program. Enrolled Practice also understands and acknowledges that the most recent information regarding the Program, including the Rebates that may be earned by Enrolled Practice under the Program, can be found on Enrolled Practice’s Program account on the Portal (“Program Website”).

  1. Good Standing. In order to earn or receive any Rebates (as that term is defined below in Section 11) under this Program, an Enrolled Practice must remain in good standing with Sponsor and each applicable Participating Lab (defined below), which means, among other things, that (a) the Enrolled Practice must be current on all payments due to Sponsor and each applicable Participating Lab in accordance with their respective payment terms and (b) the Enrolled Practice and all of its owners and employees must be eligible to participate in all federal health care programs.

  1. Participating Lab. For purposes of the Program, a “Participating Lab” is defined as any of the Essilor Labs optical laboratories listed in the following hyperlink: Participating Lab List. This list may be updated from time to time on a prospective basis.

  1. Job. For purposes of the Program, a “Job” is defined as a single order transaction made by an Enrolled Practice for a pair of eyeglass lenses for a single patient under one prescription that is fulfilled by a Participating Lab. A Job excludes free, no cost, and complimentary lenses, product samples, remakes or other lenses that are obtained as part of a warranty fulfillment. The date of a particular Job is the date when the Job is shipped from the relevant Participating Lab to the Enrolled Practice, as reflected on the Enrolled Practice’s invoice from the Participating Lab.

  1. Net Purchases. For purposes of the Program, an Enrolled Practice’s “Net Purchases” shall mean Essilor’s actual aggregate receipts from Jobs ordered by the Enrolled Practice after taking into account any discounts, rebates, free products or services or other price reductions; provided, however, that the calculation of Net Purchases shall not include any of the Rebates (as defined below) earned under this Program.

  1. Rebate Overview. Under the Program, an Enrolled Practice may earn Product Rebates and Volume Rebates (each defined below and referred to collectively as the “Rebates”), subject to the limitations set forth in these Terms and Conditions.

    1. No Rebates in Month of Enrollment. Enrolled Practice is not eligible to earn any Rebates in the month it enrolls in the Program. Enrolled Practices may start earning Rebates in the month following its enrollment in the Program.

  1. Product Rebates. Under the Program, an Enrolled Practice may earn one (1) or more rebates (“Product Rebates”) for Jobs involving specified brands of eyeglass lenses or lens treatments (“PR Jobs”), subject to the limitations set forth in these Terms and Conditions.

    1. Assignment of Product Rebates. Under the Program, Enrolled Practice shall only be eligible for Product Rebates assigned by its Essilor Account Executive, which assignment shall be in the Account Executive’s sole discretion. The specific Product Rebates assigned and available to each Enrolled Practice will be posted in advance on that Enrolled Practice’s Program Website account.

    1. Product Rebate Terms. The terms and conditions for each assigned Product Rebate (“Product Rebate Terms”) shall be posted on the Enrolled Practice’s Program Website account and shall become effective from the date of such posting. Sponsor is authorized to change the Product Rebate Terms, on a prospective basis, from time to time in its sole discretion. Any such updated Product Rebate Terms shall be posted on that Enrolled Practice’s Program Website account. The Product Rebate Terms and any updates thereto are hereby incorporated into these Terms and Conditions by reference. All versions of Product Rebate Terms applicable to Enrolled Practice’s assigned Product Rebates will be archived and will be accessible through that Enrolled Practice’s Program Website account for three (3) years following the conclusion of the Program Period. For special discounts/rebates involving Varilux® XR Series™, the discount/rebate will apply to the lens treatment only (e.g. Crizal®, Transitions®, and/or Xperio UV™ Enrolled Practice is encouraged to log in to their Program Website account to review the most recent version of the Product Rebate Terms before purchasing any PR Jobs.

  1. Volume Rebates. Under the Program, an Enrolled Practice also may earn one (1) or more rebates based on Net Purchases (“Volume Rebates”), subject to the limitations set forth in these Terms and Conditions.

    1. Assignment of Volume Rebates. Under the Program, Enrolled Practice shall only be eligible for Volume Rebates assigned by its Essilor Account Executive, which assignment shall be in the Account Executive’s sole discretion. The specific Volume Rebates assigned and available to each Enrolled Practice will be posted on that Enrolled Practice’s Program Website account.

    1. Volume Rebate Terms. The terms and conditions for each assigned Volume Rebate (“Volume Rebate Terms”) shall be posted on the Enrolled Practice’s Program Website account and shall become effective from the date of such posting. Sponsor is authorized to change the Volume Rebate Terms, on a prospective basis, from time to time in its sole discretion. Any such updated Volume Rebate Terms shall be posted on that Enrolled Practice’s Program Website account. The Volume Rebate Terms and any updates thereto are hereby incorporated into these Terms and Conditions by reference. All versions of Volume Rebate Terms applicable to Enrolled Practice’s assigned Volume Rebates will be archived and will be accessible through that Enrolled Practice’s Program Website account for three (3) years following the conclusion of the Program Period Enrolled Practice is encouraged to log in to their Program Website account to review the most recent version of the Volume Rebate Terms before purchasing any Jobs.

  1. Payment of Rebates..

    1. Form of Rebate Payments. All Rebates earned under the Program shall be applied as a billing statement credit or sent to the Enrolled Practice by check, ACH (automated clearing house), or wire transfer. The specific form(s) of Rebate payment shall be determined by the Enrolled Practice’s Essilor Account Executive, in the Account Executive’s sole discretion.

    1. Billing Statement Credits. If a Rebate will be applied as a billing statement credit, the credit will be applied on the monthly billing statement immediately following the month in which the Rebate is earned.

    1. Rebate Payouts. If a Rebate will be sent by check, ACH, or wire transfer, Enrolled Practice may request such payouts as follows:

      1. Available Payout Amount. The dollar amount of Rebates earned by an Enrolled Practice in a given month will be posted on their Program Website account in the immediately following month. After such Rebate amount is posted, the Enrolled Practice may request a Rebate payout in the form of a check, ACH, or wire transfer.

      1. Payout Request Process. In order to request a Rebate payout, the Enrolled Practice must have a complete and accurate “New Supplier/Payee Setup Form,” also known as a substitute IRS W-9, on file with Sponsor. Rebate payout requests may only be made on behalf of the Enrolled Practice by the Practice Principal or the Authorized Practice Administrator via the “Request Check” button on the Rewards page of the Program Website. Rebate payouts will only be issued to the Enrolled Practice, not an individual. Once submitted, the Rebate payout will be processed and delivered within six (6) weeks of the request date. Any changes to practice information may cause delays in Rebate payout. Each Enrolled Practice’s Rebate payout will be posted on their Program Website account.

      1. Payout Request Deadline. Rebate amounts for each calendar month will accumulate until a payout request is submitted. Any Rebate earned under the Program for which no payout request has been submitted (in conformance with the requirements of these Terms and Conditions) on or before March 31, 2025 shall be permanently forfeited.

  1. Compliance with Terms. By enrolling in the Program, each Enrolled Practice agrees to comply with these Terms and Conditions, and understands and agrees that Sponsor’s decisions with respect to all aspects of the Program, including the construction and meaning of the Terms and Conditions, are final in all respects.

  1. Compliance with Laws. Essilor Labs and Enrolled Practice covenant and agree that they will comply with all applicable laws and regulations, including, but not limited to, the federal health care program anti-kickback statute, 42 U.S.C. § 1320a-7b(b) (the “Anti-Kickback Statute”), and its state law counterparts.

    1. Essilor Labs covenants and agrees that it will satisfy the requirements imposed on a “seller” under the discounts exception, 42 U.S.C. § 1320a-7b(b)(3)(A), and the discounts safe harbor, 42 C.F.R. § 1001.952(h), to the Anti-Kickback Statute with respect to all price reductions (including Rebates) provided under this Program.

    1. Enrolled Practice covenants and agrees that it will satisfy the requirements imposed on a “buyer” under the discounts exception, 42 U.S.C. § 1320a-7b(b)(3)(A), and the discounts safe harbor, 42 C.F.R. § 1001.952(h), to the Anti-Kickback Statute with respect to all price reductions (including Rebates) provided to Enrolled Practice under this Program or any other incentive program or promotion sponsored by Essilor Labs.

  1. Rebate Report. On or before April 30, 2024, Essilor Labs shall make the following data (“Rebate Report”) available to each Enrolled Practice on its Program Website account:

    1. Descriptions of the Product Rebates and Volume Rebates assigned to Enrolled Practice under the Program;

    1. The type and quantity of Enrolled Practice’s PR Jobs under the Program;

    1. The quantity of Jobs that made up Enrolled Practice’s Net Purchases under the Program;

    1. The dollar amount of Enrolled Practice’s Net Purchases under the Program;

    2. The total dollar amount of the Product Rebates earned by Enrolled Practice under the Program and the total dollar amount of the Product Rebates paid (or to be paid) to Enrolled Practice; and

    1. The total dollar amount of the Volume Rebates earned by Enrolled Practice under the Program and the total dollar amount of the Volume Rebates paid (or to be paid) by Enrolled Practice.

The Rebate Report will be archived and will be accessible through that Enrolled Practice’s Program Website account for ten (10) years following the date the Rebate Report is issued.

  1. Price Transparency. Enrolled Practice understands and acknowledges that it may be required―pursuant to applicable federal or state laws or regulations, including, but not limited to, the Anti-Kickback Statute, its state law counterparts, or pursuant to its contractual arrangements with third party payers―to fully and accurately report and disclose the net purchase price (as that term is defined below) for all products it purchases from a Participating Lab under this Program or any other incentive program or promotion sponsored by Essilor Labs. Toward that end, each Enrolled Practice covenants and agrees that it will:

  1. Fully and accurately report and disclose―to the relevant government authority, health care plan or program, or third party payer―the net purchase price for all products it purchases and/or receives from a Participating Lab under this Program or any other incentive program or promotion sponsored by Essilor Labs; and

  1. Provide the relevant government authority, health care plan or program, or third party payer such further information regarding its net purchase prices and the Rebates it earned and received under this Program, as may be requested.

For purposes of these Terms and Conditions, the term “net purchase price” means the net discounted price that the Enrolled Practice paid for each Job at issue (i.e., the purchase price minus all price reductions, including, but not limited to, Product Rebates, Volume Rebates, and all other discounts, rebates and free or discounted items or services such as, by way of example, free product sample voucher redemptions).

  1. Document Retention. To find the information necessary to meet the potential reporting obligations referenced in Section 18, Enrolled Practice should retain (a) its Rebate Report, and (b) all of its invoices and monthly billing statements from Participating Labs for all Jobs ordered under the Program.

  1. Indemnity. By enrolling in the Program and/or accepting any Rebates, each Enrolled Practice agrees to indemnify, release and hold harmless Sponsor and Participating Labs, their respective affiliates, and their respective officers, directors, shareholders, employees, agents and representatives (collectively “Released Parties”) from any and all liability, damages, rights, claims, actions, losses, costs, expenses, including attorney’s fees and expenses (collectively “Losses”) of any kind relating to or arising under the Program, including, without limitation for or from (a) the redemption of any Rebates and (b) publicity, rights of privacy or defamation.

  1. Limitation of Responsibility. The Released Parties are not responsible for: (a) lost, late, incomplete, inaccurate, undelivered, garbled, or lost enrollments or Job orders; (b) interrupted or unavailable network, server, Internet Service Provider (ISP), website or other connections; (c) other technical failures or difficulties experienced with respect to the Portal, the Program Website, or the Program; (d) other errors of any kind, whether human, mechanical, electronic, network, typographical, printing or otherwise, relating to or arising under the Program; (e) any incorrect or inaccurate information, whether caused by site users, tampering, hacking, or by any equipment or programming associated with or utilized in the Program; (f) injury or damage to any computer or network related to or resulting from enrollment or participation in the Program; and (g) any personal injury, property damage, or any other loss, injury, or damage suffered by any person relating in any way to the items or services purchased, in whole or in part, through redemption of rebates.

  1. Reservation of Rights. Sponsor reserves the right in its sole discretion:

    1. To terminate the participation of any Enrolled Practice in the Program.

    1. To correct or amend the Terms and Conditions retroactively to the start of the Program Period.

    1. To modify or cancel the entire or part of the Program for any reason.

Notice of any of these actions will be posted by Sponsor on the Program Website and incorporated herein by reference.

  1. Termination of Enrolled Practice. If an Enrolled Practice is terminated from the Program, it will no longer be eligible to earn Rebates under the Program, but any Rebates earned prior to termination will be redeemable, subject to the limitations in these Terms and Conditions. The exclusion, debarment or suspension of an Enrolled Practice or any of its owners from participation in any federal health care program is grounds for immediate termination from the Program.

  1. Dispute Resolution. Except where prohibited by law, Eligible Practices and Enrolled Practices agree that any and all disputes, claims, and causes of action brought or otherwise asserted by them or on their behalf against any of the Released Parties that relate to or arise under this Program shall be (a) resolved individually, without resort to any form of class action, and exclusively by an action in state or federal court located in the State of Texas; and (b) limited to actual out-of-pocket costs incurred, including costs associated with participating in this Program but in no event include attorneys’ fees and costs. All disputes, including those that involve the construction, validity, interpretation and enforceability of these Terms and Conditions, shall be governed by, and construed in accordance with, the laws of the State of Texas, without regard to conflicts of law principles.

  1. Waiver of Certain Damages. Eligible Practices and Enrolled Practices expressly waive any and all rights that they may have for punitive, incidental, and consequential damages or any damages other than actual out-of-pocket costs and expenses against any of the Released Parties in any dispute that relates to or arises under this Program.

  1. Privacy. Personal information (if any) collected online in connection with this Program shall be subject to the privacy policy posted on the Portal or Sponsor’s website (www.essilorusa.com).

  1. CAUTION. ANY ATTEMPT BY ANY PERSON OR ENTITY TO DISRUPT OR DAMAGE THE LEGITIMATE OPERATION OF THE PROGRAM, THE PORTAL, OR THE PROGRAM WEBSITE WILL BE PURSUED TO THE FULLEST EXTENT OF THE LAW.


TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL PROGRAMA ESSILOR LABS PRACTICEBUILDER™ 2024

  1. Resumen. EL PROGRAMA ESSILOR LABS PRACTICEBUILDER™ 2024 (el “Programa”) es patrocinado por Essilor Laboratories of America, Inc., 13555 North Stemmons Freeway, Dallas, TX 75234 (“Essilor Labs” o “Patrocinador”). En virtud del Programa, los consultorios oftalmológicos profesionales que reúnan los criterios de elegibilidad que se establecen en la Sección 4 debajo y que estén inscritos en el Programa de acuerdo a los requisitos que se establecen en la Sección 5 debajo, pueden obtener reducciones de precio en varios lentes Essilor Labs en forma de reembolsos, conforme se define y describe en la Sección 11 debajo.

  1. Términos y Condiciones. Estos TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL PROGRAMA ESSILOR LABS PRACTICEBUILDER™ 2024 (“Términos y condiciones”) regirán el funcionamiento del Programa, y reemplazarán a todos y cada uno de los términos, condiciones, reglamentos y costumbres previamente vigentes. En caso de discrepancia entre estos Términos y condiciones y, cualquier publicidad u otro material adicional, prevalecerán estos Términos y condiciones.

  1. Período del Programa. El Programa comenzará el 1 de enero de 2024 y continuará hasta el 31 de diciembre de 2024 (el “Período del programa”).

  1. Elegibilidad. El Programa está disponible solo para consultorios oftalmológicos (es decir, no está disponible para profesionales individuales) que: (a) estén ubicados en uno de los cincuenta estados de los Estados Unidos, el Distrito de Columbia o Puerto Rico; (b) hayan sido invitados por Essilor Labs a participar en el Programa; y (c) no estén sujetos a una exclusión, inhabilitación o suspensión de participación en cualquier programa federal de atención médica, tal como se define debajo (“Consultorio elegible”). El término “programa federal de atención médica” se define en el Título 42 del U.S.C. (Código de los Estados Unidos), Parte 1320a-7b (f) e incluye a Medicare, Medicaid, TRICARE y otros programas y planes de atención médica financiados por el gobierno.

Para que quede claro, si un Consultorio elegible dejara de reunir los criterios de elegibilidad de acuerdo a la Sección 4(c) anterior durante el Período del programa, dicho consultorio ya no será elegible para participar en el Programa, obtener Reembolsos (tal como se define ese término en la Sección 11 debajo), o recibir Reembolsos obtenidos pero que todavía no hayan sido distribuidos.

  1. Inscripción. La inscripción (y posterior participación) en el Programa está limitada a los Consultorios elegibles individuales o, en el caso de un Consultorio elegible individual con múltiples ubicaciones de consultorio, a ubicaciones individuales de consultorio. Para evitar confusión, si un Consultorio elegible tiene más de una ubicación de consultorio, cada consultorio en una ubicación separada debe estar invitada a participar en el Programa, y deberá completar su propio formulario de inscripción, y participar en forma independiente como su propio Consultorio inscrito, tal como se define debajo.

Por lo tanto, el término “Consultorio elegible”, tal como se define en la Sección 4 arriba, se referirá a una única ubicación de Consultorio elegible en aquellas situaciones en las que un consultorio oftalmológico tenga más de una ubicación de consultorio. A los efectos del Programa y los Términos y condiciones, los términos “Consultorio elegible” y “ubicación de Consultorio elegible” se usan indistintamente.

Para participar en este Programa, el propietario, director o ejecutivo del Consultorio elegible (“Director del consultorio”) debe inscribir en línea al Consultorio elegible. Solo se aceptarán las inscripciones realizadas en línea, tal como se explica debajo. Al inscribir un Consultorio elegible en este Programa, el Director del consultorio declara y garantiza que está debidamente autorizado para aceptar estos Términos y condiciones en nombre del Consultorio elegible y para vincular al Consultorio elegible en virtud del presente.

Para inscribir un Consultorio elegible en este Programa, el Director del consultorio deberá visitar https://www.myessilorlabs.com/ (el “Portal”) y seguir los siguientes pasos:

    1. iniciar sesión en el Portal con el nombre de usuario y la contraseña del Consultorio elegible (tal como se estableció anteriormente para que el Consultorio elegible acceda al Portal y navegue en él);

    1. hacer clic en el ícono de “Invitaciones”, que redirigirá al Director del consultorio a la invitación del Consultorio elegible para inscribirse en el Programa;

    1. hacer clic en el botón “Inscribirse ahora”;

    1. completar el formulario de inscripción al Programa en su totalidad; para esto se deberá, entre otras cosas, (i) designar a un propietario o a un empleado con autoridad para representar al Consultorio elegible y servir como el contacto principal para los propósitos del Programa (el “Administrador autorizado del consultorio”), y (ii) marcar la casilla de verificación que indica que el Consultorio elegible comprende, acepta y está de acuerdo en cumplir los Términos y condiciones; y

    1. hacer clic en el botón o la función “Enviar”.

Siempre y cuando un Consultorio elegible complete su inscripción durante el Período del programa (tal como se define en la Sección 3 arriba), complete un Formulario W-9 del IRS o cualquier otro formulario emitido o solicitado por el Patrocinador, y no pierda su elegibilidad de acuerdo a la Sección 4(c), será elegible para ganar y recibir los Reembolsos (como se define ese término debajo en la Sección 11) ofrecidos en virtud de este Programa. Una vez completado el proceso de inscripción, cada Consultorio elegible o Ubicación de consultorio elegible se llamará “Consultorio inscrito”.

  1. Comunicaciones. Los Consultorios inscritos aceptan recibir correspondencia, faxes, llamadas telefónicas o correos electrónicos a los números o correos electrónicos proporcionados en los detalles de la cuenta para cualquier fin relacionado con el Programa. El Consultorio inscrito comprende y reconoce que la información más reciente con respecto al Programa, incluidos los Reembolsos que el Consultorio inscrito puede ganar en virtud del Programa, se puede encontrar en la cuenta del Programa (“Sitio web del Programa”) del Consultorio inscrito, en el Portal.

  1. Estar al día. Para poder ganar o recibir cualquier Reembolso (como se define ese término debajo en la Sección 11) en este Programa, un Consultorio inscrito debe estar al día con el Patrocinador y con cada Laboratorio participante (tal como se define debajo), lo que significa, entre otras cosas, que (a) el Consultorio inscrito debe estar al día con todos los pagos adeudados al Patrocinador y a cada Laboratorio participante de acuerdo con sus respectivos plazos de pago y (b) el Consultorio inscrito y todos sus propietarios y empleados deben ser elegibles para participar en todos los programas federales de atención médica.

  1. Laboratorio participante. A los efectos del Programa, un “Laboratorio participante” se define como cualquiera de los laboratorios oftálmicos de Essilor Labs que figuran en el siguiente hipervínculo: Lista de laboratorios participantes. Esta lista se puede actualizar periódicamente con carácter prospectivo.

  1. Trabajo. A los efectos del Programa, un “Trabajo” se define como una transacción de un único pedido realizada por un Consultorio inscrito para un par de lentes graduados para un solo paciente con una receta surtida por un Laboratorio participante. Un Trabajo excluye los lentes gratis, sin costo y de cortesía, las muestras de productos, los lentes hechos nuevamente u otros lentes que se obtengan como parte de una garantía. La fecha de un Trabajo en particular es la fecha en la que se envía el Trabajo desde el Laboratorio participante al Consultorio inscrito, como se refleja en la factura del Consultorio inscrito emitida por el Laboratorio participante.

  1. Compras netas. A los efectos del Programa, las “Compras netas” de un Consultorio inscrito equivalen a los recibos reales totales de Essilor por los Trabajos solicitados por el Consultorio inscrito después de aplicar cualquier descuento, reembolso, producto o servicio gratis u otras reducciones de precios. Se dispone, sin embargo que las Compras netas no incluirán ninguno de los Reembolsos (como se define debajo) obtenidos en virtud de este Programa.

  1. Resumen de los reembolsos. En virtud del Programa, un Consultorio inscrito puede ganar Reembolsos de productos y Reembolsos por volumen (cada uno definido debajo y colectivamente designados como “Reembolsos”), de acuerdo a las limitaciones que se explican en estos Términos y condiciones.

    1. No se realizan reembolsos en el mes de la inscripción. El Consultorio inscrito no es elegible para ganar ningún Reembolso el mes en el que se inscribe en el Programa. Los Consultorios inscritos pueden comenzar a obtener Reembolsos el mes siguiente a su inscripción en el Programa.

  1. Reembolsos de productos. En virtud del Programa, un Consultorio inscrito puede obtener uno (1) o más Reembolsos (“Reembolsos de productos”) por Trabajos que involucran a marcas específicas de cristales para lentes o tratamientos para lentes (“Trabajos PR”), sujeto a las limitaciones que se explican en estos Términos y condiciones.

    1. Asignación de reembolsos de productos. En virtud del Programa, el Consultorio inscrito solamente será elegible para Reembolsos de productos asignados por su Ejecutivo de cuenta Essilor, y esta asignación quedará a total discreción del Ejecutivo de cuenta. Los Reembolsos de productos específicos asignados y disponibles para cada Consultorio inscrito se publicarán de forma anticipada en la cuenta del Sitio web del Programa de ese Consultorio inscrito.

    1. Términos del reembolso de productos. Los términos y condiciones de cada Reembolso de productos asignado (“Términos del reembolso de productos”) se publicarán en la cuenta del Sitio web del Programa del Consultorio inscrito y entrarán en vigencia desde la fecha de dicha publicación. El Patrocinador está autorizado a cambiar los Términos del reembolso de productos, con carácter prospectivo, de vez en cuando, a su total discreción. Cualquier actualización de los Términos del reembolso de productos se publicará en la cuenta del Sitio web del Programa del Consultorio inscrito. Los Términos del reembolso de productos y cualquier actualización se incorporan a estos Términos y Condiciones por referencia. Todas las versiones de los Términos del reembolso de productos aplicables a los Reembolsos de productos asignados del Consultorio inscrito se archivarán y se podrán consultar a través de la cuenta del Sitio web del Programa de dicho Consultorio inscrito durante tres (3) años después de finalizado el Período del programa.  En el caso de los descuentos/reembolsos especiales relacionados con Varilux® XR Series™, el descuento/reembolso se aplicará solamente al tratamiento de los lentes (p. ej. Crizal®, Transitions® o Xperio UV™) Se recomienda al Consultorio inscrito que inicie sesión en su cuenta del Sitio web del Programa para consultar la versión más reciente de los Términos del reembolso de productos antes de comprar cualquier Trabajo PR.

  1. Reembolsos por volumen. En virtud del Programa, un Consultorio inscrito también puede obtener uno (1) o más reembolsos según las Compras netas (“Reembolsos por volumen”), sujeto a las limitaciones que se establecen en estos Términos y condiciones.

    1. Asignación de reembolsos por volumen. En virtud del Programa, el Consultorio inscrito solamente será elegible para Reembolsos por volumen asignados por su Ejecutivo de cuenta Essilor, y esta asignación quedará a total discreción del Ejecutivo de cuenta. Los Reembolsos por volumen específicos asignados y disponibles para cada Consultorio inscrito se publicarán en la cuenta del Sitio web del Programa del Consultorio inscrito.

    1. Términos del Reembolso por volumen. Los términos y condiciones para cada Reembolso por volumen asignado (“Términos del reembolso por volumen”) se publicarán en la cuenta del Sitio web del Programa del Consultorio inscrito y entrará en vigencia desde la fecha de su publicación. El Patrocinador está autorizado a cambiar los Términos del reembolso por volumen, con carácter prospectivo, de vez en cuando, a su total discreción. Cualquier Término del reembolso por volumen actualizado se publicará en la cuenta del Sitio web del Programa del Consultorio inscrito. Los Términos del reembolso por volumen y cualquier actualización se incorporan a estos Términos y Condiciones por referencia. Todas las versiones de los Términos del reembolso por volumen aplicables a los Reembolsos por volumen asignados al Consultorio inscrito se archivarán y se podrán consultar a través de la cuenta del Sitio web del Programa del Consultorio inscrito durante tres (3) años después de finalizado el Período del programa.Se recomienda al Consultorio inscrito que inicie sesión en su cuenta del Sitio web del Programa para consultar la versión más reciente de los Términos del reembolso por volumen antes de comprar cualquier Trabajo.

  1. Pago de los reembolsos..

    1. Formas de pago del reembolso. Todos los Reembolsos obtenidos en virtud del Programa se aplicarán como crédito en el estado de cuenta de facturación o se enviará al Consultorio inscrito por cheque, cámara de compensación automatizada (Automated Clearing House, ACH) o transferencia. Las formas específicas de pago del Reembolso serán determinadas por el Ejecutivo de cuenta Essilor del Consultorio inscrito, a total discreción del Ejecutivo de cuenta.

    1. Créditos en el estado de cuenta de facturación. Si el Reembolso se aplicará como crédito en un estado de cuenta de facturación, el crédito se aplicará en el estado de cuenta de facturación mensual inmediatamente después del mes en el que se obtuvo en Reembolso.

    1. Pagos de los reembolsos. Si el Reembolso se enviará por cheque, ACH o transferencia, el Consultorio inscrito puede solicitar los pagos de la siguiente forma:

      1. Monto del pago disponible.. El monto en dólares de los Reembolsos que obtenga el Consultorio inscrito en un mes dado se publicará en su cuenta del Sitio web del Programa en el mes inmediatamente posterior. Después de publicar el monto de dicho Reembolso, el Consultorio inscrito puede solicitar el pago de un Reembolso en forma de cheque, ACH o transferencia.

      1. Proceso de solicitud de pago. Para poder solicitar el pago de un Reembolso, el Consultorio inscrito debe tener un “Formulario de proveedor/beneficiario nuevo” completo y preciso, también conocido como sustituto del IRS W-9, archivado con el Patrocinador. Solo el Director del consultorio o el Administrador autorizado del Consultorio puede realizar la solicitud de pago de Reembolsos en nombre del Consultorio inscrito a través del botón “Solicitar cheque” en la página de Recompensas del Sitio web del Programa. Los pagos de Reembolsos solamente se emitirán al Consultorio inscrito, no a una persona. Una vez enviada la solicitud, el pago del Reembolso se procesará y enviará dentro de seis (6) semanas desde la fecha de solicitud. Cualquier cambio en la información del consultorio puede causar demoras en el pago del Reembolso. Cada pago de Reembolsos del Consultorio inscrito se publicará en la cuenta del Consultorio inscrito en el Sitio web del Programa.

      1. Plazo para presentar la solicitud de pago. Los montos de Reembolso correspondientes a cada mes calendario se acumularán hasta que se presente una solicitud de pago. Se perderá el derecho a cualquier Reembolso obtenido en virtud del Programa para el cual no se hayan presentado solicitudes de pago (según los requisitos de estos Términos y condiciones) antes del 31 de marzo de 2025.

  1. Cumplimiento de los Términos. Al inscribirse en el Programa, cada Consultorio inscrito acepta cumplir con estos Términos y condiciones, y comprende y acepta que las decisiones del Patrocinador respecto a todos los aspectos del Programa, incluida la interpretación y el significado de los Términos y condiciones, son inapelables en todos los aspectos.

  1. Cumplimiento de las leyes. Essilor Labs y el Consultorio inscrito se comprometen y acuerdan que cumplirán con todas las leyes y regulaciones aplicables, incluido, entre otros, el Estatuto Antisoborno del programa federal de atención médica, Título 42 del U.S.C., Parte 1320a-7b(b) (el “Estatuto Antisoborno”) y las leyes homólogas estatales.

    1. Essilor Labs se compromete y acuerda que cumplirá los requisitos impuestos al “vendedor” en virtud de la excepción de descuentos, Título 42 del U.S.C., Parte 1320a-7b(b)(3)(A), y descuentos de Safe Harbor, Título 42 del CFR [Código de Reglamentos Federales], Parte 1001.952(h), del Estatuto Antisoborno con respecto a todas las reducciones de precios (incluidos los Reembolsos) proporcionadas en virtud de este Programa.

    1. El Consultorio inscrito se compromete y acuerda que cumplirá con los requisitos impuestos al “comprador” en virtud de la excepción de descuentos, Título 42 del U.S.C., Parte 1320a-7b(b)(3)(A ), y descuentos de Safe Harbor, Título 42 del CFR, parte 1001.952(h), del Estatuto Antisoborno con respecto a todas las reducciones de precios (incluidos los Reembolsos) brindadas al Consultorio inscrito en virtud de este Programa o cualquier otro programa de incentivos o promociones patrocinado por Essilor Labs.

  1. Informe de reembolsos. A más tardar el 30 de abril de 2024, Essilor Labs pondrá a disposición los siguientes datos (“Informe de reembolsos”) a cada Consultorio inscrito en su cuenta del Sitio web del Programa:

    1. descripciones de los Reembolsos de productos y Reembolsos por volumen asignados al Consultorio inscrito en virtud del Programa;

    1. el tipo y la cantidad de Trabajos PR del Consultorio inscrito en virtud del Programa;

    1. la cantidad de Trabajos que componen las Compras netas del Consultorio inscrito en virtud del Programa;

    1. el monto en dólares de las Compras netas del Consultorio inscrito en virtud del Programa;

    2. el monto total en dólares de los Reembolsos de productos obtenidos por el Consultorio inscrito en virtud del Programa y el monto total en dólares de los Reembolsos de productos pagados (o que se deban pagar) al Consultorio inscrito; y

    1. el monto total en dólares de los Reembolsos por volumen obtenidos por el Consultorio inscrito en virtud del Programa y el monto total en dólares de los Reembolsos por volumen pagados (o que se deban pagar) al Consultorio inscrito.

El Informe de reembolsos se archivará y se podrá consultar en la cuenta del Sitio web del Programa del Consultorio inscrito durante los diez (10) años posteriores a la fecha en que se emitió el Informe de reembolsos.

  1. Transparencia de precios. El Consultorio inscrito comprende y reconoce que se le puede solicitar, de conformidad con las leyes o regulaciones federales o estatales aplicables, incluido, entre otros, el Estatuto Antisoborno, las leyes homólogas estatales o de conformidad con sus acuerdos contractuales con terceros pagadores, que informe y divulgue de manera completa y precisa el precio de compra neto (según se define ese término a continuación) de todos los productos que compre a un Laboratorio participante en virtud de este Programa o cualquier otro programa de incentivos o promociones patrocinado por Essilor Labs. Con ese fin, cada Consultorio inscrito se compromete y acuerda que:

  1. informará y divulgará de manera completa y precisa, a la autoridad gubernamental pertinente, plan o programa de atención médica, o tercero pagador, el precio de compra neto de todos los productos que compre o reciba de un Laboratorio participante en virtud de este Programa o cualquier otro programa de incentivos o promociones patrocinado por Essilor Labs; y

  1. proporcionará a la autoridad gubernamental pertinente, plan o programa de atención médica o tercero pagador, toda la información sobre los precios de compra netos y los Reembolsos obtenidos y recibidos en virtud de este Programa, según se solicite.

En virtud de estos Términos y condiciones, el término “Precio de compra neto” se refiere al precio neto con descuento que el Consultorio inscrito pagó por cada Trabajo en cuestión (es decir, el precio de compra menos todas las reducciones de precio, incluidos, entre otros, los Reembolsos de productos, los Reembolsos por volumen y todos los demás descuentos, reembolsos y artículos o servicios gratuitos o con descuento tales como, por ejemplo, canjes de cupones de muestras de productos gratuitos).

  1. Retención de documentos. Para encontrar la información necesaria para cumplir con las posibles obligaciones de presentación de informes mencionadas en la Sección 18, el Consultorio inscrito debe retener (a) su Informe de reembolsos, y (b) todas sus facturas y estados de cuenta mensuales de los Laboratorios participantes para todos los Trabajos solicitados en virtud del Programa.

  1. Indemnización. Al inscribirse en el Programa o aceptar cualquier Reembolso, cada Consultorio inscrito acepta indemnizar, liberar y eximir de responsabilidad al Patrocinador y a los Laboratorios participantes, sus respectivos afiliados, así como sus respectivos ejecutivos, directores, accionistas, empleados, agentes y representantes (colectivamente “Partes exentas”) de toda responsabilidad, daño, derechos, reclamos, acciones, pérdidas, costos, gastos, incluidos honorarios y gastos de abogados (colectivamente “Pérdidas”) de cualquier tipo relacionados con el Programa o que surjan de él, incluidos, entre otros, los procedentes (a) del canje de cualquier Reembolso y (b) de la publicidad, derechos de privacidad o difamación.

  1. Limitación de responsabilidad. Las Partes exentas no son responsables de (a) inscripciones o pedidos de Trabajo perdidos, tardíos, incompletos, inexactos, no entregados o confusos; (b) interrupciones o falta de disponibilidad de los servicios de red, servidor, proveedor de Internet (ISP), sitio web u otras conexiones; (c) otras fallas técnicas o dificultades experimentadas en relación con el Portal, el Sitio web del Programa o el Programa; (d) otros errores de cualquier tipo, ya sean humanos, mecánicos, electrónicos, de red, tipográficos, de impresión o de otro tipo, relacionados con el Programa o que surjan de él; (e) cualquier información incorrecta o inexacta, ya sea causada por usuarios del sitio, manipulación, piratería informática o por cualquier equipo o programación asociada o utilizada en el Programa; (f) perjuicio o daño a cualquier computadora o red que se relacione con la inscripción o la participación en el Programa o surja de ello; y (g) cualquier lesión personal, daño a la propiedad o cualquier otra pérdida, lesión o daño que sufra cualquier persona en relación con los artículos o servicios adquiridos, en su totalidad o en parte; a través del canje de reembolsos.

  1. Reserva de derechos. El Patrocinador se reserva los siguientes derechos, a su entera discreción:

    1. Dar por terminada la participación de cualquier Consultorio inscrito en el Programa.

    1. Corregir o modificar los Términos y condiciones retroactivamente al inicio del Período del programa.

    1. Cambiar o cancelar total o parcialmente el Programa por cualquier motivo.

El Patrocinador publicará el aviso de cualquiera de estas acciones en el Sitio web del Programa y se incorporará al presente por referencia.

  1. Baja del Consultorio inscrito. Si un Consultorio inscrito es dado de baja del Programa, ya no será elegible para obtener Reembolsos en virtud del Programa, pero cualquier Reembolso obtenido antes de la baja se podrá canjear, sujeto a las limitaciones dispuestas en estos Términos y condiciones. La exclusión, inhabilitación o suspensión de un Consultorio inscrito o cualquiera de sus propietarios de la participación en cualquier programa federal de atención médica es motivo de rescisión inmediata del programa.

  1. Resolución de disputas.. Excepto donde lo prohíba la ley, los Consultorios elegibles y los Consultorios inscritos acuerdan que todas y cada una de las disputas, reclamos y causas de acción interpuestas o de otra manera afirmadas por ellos o en su nombre contra cualquiera de las Partes exentas que se relacionen con este Programa o surjan de este Programa, serán (a) resueltas individualmente, sin recurrir a ninguna forma de demanda colectiva, y exclusivamente mediante una acción ante un tribunal estatal o federal ubicado en el estado de Texas; y (b) limitadas a los costos de bolsillo reales incurridos, incluidos los costos asociados a la participación en este Programa, pero bajo ningún caso se incluyen honorarios y costos de abogados. Todas las disputas, incluidas aquellas que involucran la elaboración, validez, interpretación y aplicabilidad de estos Términos y condiciones se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes del estado de Texas, sin tener en cuenta las normas sobre conflictos de leyes.

  1. Renuncia a ciertos daños. Los Consultorios elegibles y los Consultorios inscritos renuncian expresamente a todos y a cada uno de los derechos que puedan tener por daños punitivos, incidentales y consecuentes o cualquier daño distinto de los costos y gastos de bolsillo reales contra cualquiera de las Partes exentas en cualquier disputa relacionada con este Programa o que surja de él.

  1. Privacidad. La información personal (si la hubiera) recopilada en línea en relación con este Programa estará sujeta a la política de privacidad publicada en el Portal o en el Sitio web del Patrocinador (www.essilorusa.com).

  1. PRECAUCIÓN. CUALQUIER INTENTO POR PARTE DE CUALQUIER PERSONA O ENTIDAD DE PERTURBAR O DAÑAR EL FUNCIONAMIENTO LEGÍTIMO DEL PROGRAMA, EL PORTAL O EL SITIO WEB DEL PROGRAMA SE PERSEGUIRÁ HASTA EL MÁXIMO ALCANCE DE LA LEY.